Substituição tributária e monofásico no Simples: como segregar receitas

19 de agosto de 2026

Resposta rápida: a empresa do Simples Nacional que revende produtos com ICMS já retido por substituição tributária ou com PIS/Cofins monofásicos deve informar essas receitas destacadamente no PGDAS-D, marcando a condição no aplicativo. Só assim o cálculo desconsidera os percentuais desses tributos — que já foram pagos na indústria — e o DAS sai menor. Receita não segregada significa pagar o mesmo imposto duas vezes, e o valor declarado a maior vira confissão de dívida.

Esse é um dos erros mais caros e silenciosos do varejo no Simples: farmácias, mercados, autopeças, pet shops e lojas de cosméticos vendem, todos os dias, produtos monofásicos e sujeitos a ST. Este guia mostra como declarar cada situação, conforme o Perguntas e Respostas oficial do CGSN. Para entender o mecanismo do ICMS-ST em si (quem retém, MVA, quando se aplica), veja o nosso guia de ICMS-ST no varejo.

Por que a segregação muda o valor do DAS

O PGDAS-D calcula o imposto do mês aplicando a alíquota efetiva sobre a receita informada, repartida entre os tributos do anexo correspondente. Quando a receita é marcada como sujeita a ST ou monofásico, o aplicativo retira da conta apenas o percentual do tributo já pago em etapa anterior — os demais tributos continuam incidindo normalmente sobre a mesma receita. A segregação, portanto, não é planejamento agressivo: é aplicar a regra escrita (art. 25, § 6º, e art. 28 da Resolução CGSN nº 140/2018).

ICMS-ST: substituído × substituto

Varejo substituído (caso típico — o imposto veio retido da indústria ou do atacado):

No PGDAS-D, informe a receita como "revenda de mercadorias COM substituição tributária", selecionando no list box do ICMS a opção "substituição tributária";
Resultado: nenhum ICMS próprio a recolher sobre essas saídas — mas a receita continua na base dos demais tributos do DAS.

Indústria ou atacado substituto (quem retém o imposto das etapas seguintes):

Informe a receita como venda/revenda "SEM substituição tributária": o ICMS próprio é recolhido por dentro do Simples;
O ICMS devido por substituição é calculado pelas regras das empresas não optantes (alíquota interna sobre o preço-varejo ou MVA, menos o débito próprio) e recolhido em guia própria do Estado;
O valor da ST não é receita bruta: produto vendido por R$ 1.000,00 + R$ 100,00 de ICMS-ST = receita de R$ 1.000,00.

PIS/Cofins monofásicos: o caso clássico da farmácia

Nos produtos com tributação concentrada — medicamentos, perfumaria e cosméticos, autopeças, pneus, bebidas frias, combustíveis — o PIS/Pasep e a Cofins já foram pagos integralmente pelo fabricante ou importador. Na revenda pelo Simples:

Marque a receita como "COM substituição tributária/tributação monofásica", selecionando "tributação monofásica" nos list boxes de PIS e Cofins;
A alíquota efetiva do Anexo I é aplicada desconsiderando os percentuais de PIS/Cofins (Solução de Consulta Cosit nº 173/2014); quem industrializa ou importa faz o mesmo no Anexo II;
A receita segue compondo a base dos demais tributos do DAS.

Numa farmácia, a maior parte do faturamento é monofásica; num mercado, boa parte é ST (bebidas, laticínios, padaria industrializada). Sem segregação item a item, o DAS carrega PIS, Cofins e ICMS que não eram devidos — mês após mês.

ISS retido na fonte

O prestador optante cujo serviço sofre retenção de ISS pelo tomador também segrega essa receita: o aplicativo desconsidera o percentual do ISS, que será recolhido pelo tomador conforme a lei municipal. A alíquota destacada no documento fiscal deve ser o percentual efetivo de ISS do mês anterior, e a retenção só é válida nas hipóteses do art. 3º da LC 116/2003.

Quando o ICMS sai do DAS de qualquer forma

Além da ST, o art. 13, XIII, da LC 123/2006 manda recolher à parte do Simples o ICMS devido, entre outros casos: na antecipação com ou sem encerramento de tributação nas compras interestaduais; no diferencial de alíquota dessas aquisições; na entrada de petróleo, combustíveis e energia não destinados a comercialização; no desembaraço aduaneiro; e em operação com mercadoria desacobertada de documento fiscal. Desde 2016, a lista de segmentos com tributação concentrada/antecipação com encerramento inclui combustíveis, cigarros, bebidas, medicamentos, cosméticos, autopeças, pneumáticos, materiais de construção, eletrônicos e outros — cada Estado define sua operacionalização.

Créditos: o argumento B2B que o contador pode usar

Optantes não apropriam nem transferem créditos dos tributos do regime (art. 24 da LC 123). Mas há duas pontes importantes para o cliente que vende para outras empresas:

O comprador não optante tem direito a crédito do ICMS pago pela optante nas aquisições para comercialização ou industrialização, limitado ao ICMS efetivamente devido pela vendedora;
Empresas no regime não cumulativo de PIS/Cofins podem descontar créditos sobre compras de optantes (ADI RFB nº 15/2007).

Rotina para o escritório contábil

A segregação correta não nasce no fechamento — nasce no cadastro de produtos do cliente:

Classifique o mix do varejista por situação tributária (tributado integral, ST, monofásico, antecipação) usando NCM e CEST;
Exija que o PDV registre a venda já com a situação correta, para o faturamento mensal sair segregado por tipo de receita;
Confira mensalmente a proporção segregada contra o mix real — variação brusca costuma indicar cadastro errado.

Com um ERP de varejo como o da Apogeu Tech, o cadastro fiscal por produto alimenta o PDV e os relatórios: a receita chega ao escritório separada em tributada, ST e monofásica, pronta para o PGDAS-D — e o cliente deixa de pagar imposto em dobro. As demais regras do regime estão no guia de perguntas e respostas do Simples Nacional.

Perguntas frequentes

O que acontece se eu não segregar as receitas com ST ou monofásico? O PGDAS-D calcula o DAS com todos os tributos do anexo, inclusive ICMS, PIS e Cofins que já foram pagos na cadeia — o cliente recolhe em duplicidade. Como a declaração é confissão de dívida, recuperar o excesso depois exige retificação e pedido de restituição ou compensação.

Receita com substituição tributária fica fora da base do Simples? Não. Ela é informada destacadamente para que o aplicativo desconsidere apenas o tributo objeto da substituição; os demais tributos do DAS continuam incidindo sobre essa mesma receita.

Quais produtos do varejo têm PIS/Cofins monofásico? Os principais: medicamentos e produtos farmacêuticos, perfumaria e cosméticos, autopeças, pneus e câmaras, bebidas frias (cervejas, refrigerantes, águas) e combustíveis. A identificação prática se faz pelo NCM de cada item.

O valor do ICMS-ST destacado na nota do substituto entra na receita bruta? Não. No cálculo do DAS do substituto, o valor devido a título de substituição tributária não compõe a receita de venda: produto de R$ 1.000,00 com R$ 100,00 de ST gera receita bruta de R$ 1.000,00.