PGDAS-D e Defis: prazos, multas e como organizar a rotina de entrega

Resposta rápida: o PGDAS-D é o aplicativo do Portal do Simples Nacional em que a empresa apura e declara, todo mês, os tributos do regime — a transmissão deve ocorrer até o vencimento do DAS, dia 20 do mês seguinte ao da receita. A Defis, módulo anual do mesmo aplicativo, deve ser entregue até 31 de março do ano seguinte. Atraso no PGDAS-D gera multa de 2% ao mês sobre o valor declarado (mínimo de R$ 50,00 por mês de referência); a Defis não tem multa por atraso, mas trava a apuração de março enquanto não for transmitida.

Para o escritório que fecha dezenas de CNPJs do Simples por mês, os dois prazos viram linha de produção — e as multas são evitáveis com calendário e dado organizado. Abaixo, o resumo com base no Perguntas e Respostas oficial.

O que é o PGDAS-D

O Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D) fica disponível no Portal do Simples Nacional, no menu Simples – Serviços > Cálculo e Declaração, com acesso por código de acesso ou certificado digital. É 100% on-line — não existe versão para download. Para períodos de apuração desde 01/2018, usa-se o aplicativo "PGDAS-D 2018".

Dois pontos que mudam o peso jurídico do preenchimento:

• As informações têm caráter declaratório: constituem confissão de dívida e são instrumento hábil e suficiente para a exigência dos tributos declarados e não recolhidos.
• Só é possível gerar o DAS depois de transmitir a apuração — não existe guia sem declaração.

A empresa informa a totalidade das receitas do período, segregadas por tipo (revenda, indústria, serviços, anexo e fator r), e o aplicativo calcula a alíquota efetiva e monta o DAS.

Prazos mensais: transmissão e pagamento

O valor pago após o prazo sofre os encargos legais previstos na legislação do imposto de renda. E atenção: mês sem receita não dispensa a declaração — o campo de receita bruta vai preenchido com zero. Empresa inativa o ano inteiro continua obrigada ao PGDAS-D mensal zerado e à Defis anual, assinalando a condição de inatividade.

Multa por atraso no PGDAS-D (MAED)

Quem deixa de transmitir no prazo — ou transmite com incorreções ou omissões — está sujeito, por mês de referência (art. 38-A da LC 123/2006):

• 2% ao mês-calendário ou fração sobre o montante dos tributos decorrentes das informações prestadas, ainda que integralmente pago, contados a partir do primeiro dia do quarto mês do ano seguinte ao dos fatos geradores, limitado a 20%, com multa mínima de R$ 50,00 por mês de referência;
• R$ 20,00 para cada grupo de dez informações incorretas ou omitidas.

As reduções: a multa cai à metade se a declaração for apresentada após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício; e para 75% do valor se apresentada no prazo fixado em intimação. A notificação (MAED) é gerada automaticamente no momento da transmissão em atraso, dentro do próprio PGDAS-D.

Defis: a declaração anual

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis) é um módulo do PGDAS-D que reúne as informações econômicas e fiscais que antes iam na extinta DASN — ganhos de capital, número de empregados, identificação e rendimentos dos sócios, entre outras.

• Prazo normal: até 31 de março do ano-calendário seguinte.
• Situação especial (incorporação, cisão, extinção ou fusão): até o último dia de junho, quando o evento ocorre no primeiro quadrimestre; até o último dia do mês seguinte ao evento, nos demais casos.
• Os prazos da Defis não se prorrogam por fim de semana ou feriado — 31 de março é 31 de março.

Não há multa pela entrega em atraso da Defis. O custo é outro: as apurações de março em diante ficam bloqueadas no PGDAS-D enquanto a Defis do ano anterior não for transmitida. Na prática, o escritório que atrasa a Defis trava o fechamento mensal de toda a carteira otimista em pleno pico de trabalho do primeiro trimestre.

Rotina de entrega para o escritório contábil

1. Calendário duplo por cliente: transmissão + DAS até o dia 20; Defis concluída idealmente em fevereiro, antes do gargalo de março;
2. Confira a receita antes de declarar: como o PGDAS-D é confissão de dívida, receita informada errada vira passivo — a conferência contra o faturamento real do cliente é o passo que não pode ser pulado. A rotina completa está no nosso guia de apuração do Simples Nacional para clientes do varejo;
3. Vigie faixa e sublimite juntos: a mesma base que alimenta o PGDAS-D serve para acompanhar RBT12, limites e sublimites;
4. Receita segregada na origem: quando o cliente varejista usa um ERP como o da Apogeu Tech, as vendas já chegam ao escritório separadas por tipo de receita e situação tributária, com XMLs e relatórios fechados por período — a declaração vira conferência, não digitação.

Mais dúvidas do regime? Veja o guia de perguntas e respostas do Simples Nacional.

Perguntas frequentes

Qual é o prazo do PGDAS-D? A apuração de cada mês deve ser transmitida até o vencimento do DAS: dia 20 do mês seguinte ao da receita. Sem expediente bancário no dia 20, o prazo vai para o primeiro dia útil seguinte.

Qual é a multa por atrasar o PGDAS-D? 2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos declarados (mesmo que já pagos), limitada a 20%, com mínimo de R$ 50,00 por mês de referência, além de R$ 20,00 por grupo de dez informações incorretas ou omitidas. Entrega espontânea antes de procedimento de ofício reduz a multa à metade.

Existe multa por atrasar a Defis? Não. Porém, sem a Defis do ano anterior, o PGDAS-D bloqueia as apurações de março em diante — o que paralisa a emissão de DAS da empresa até a regularização.

Empresa sem movimento precisa entregar PGDAS-D e Defis? Sim. A apuração mensal deve ser transmitida com receita zero, e a Defis anual deve ser entregue com a condição de inatividade assinalada no campo específico.

Referências e fontes

• Perguntas e Respostas Simples Nacional — Secretaria-Executiva do CGSN, itens 6.1 a 6.12.
• Lei Complementar nº 123, de 2006 — art. 38-A.
• Portal do Simples Nacional — menu Simples – Serviços > Cálculo e Declaração.