Apuração do Simples Nacional para clientes do comércio varejista

19 de junho de 2026

Resposta rápida: a apuração do Simples Nacional de um cliente do varejo é feita mensalmente no PGDAS-D, a partir das receitas do período, com segregação das receitas sujeitas a substituição tributária (ICMS-ST) e a tributação monofásica de PIS/COFINS. Quando essas receitas são segregadas corretamente, os percentuais de ICMS e de PIS/COFINS correspondentes são desconsiderados no cálculo, e o cliente não paga esses tributos de novo dentro do DAS. A declaração e o recolhimento vencem no dia 20 do mês seguinte. O que separa uma apuração tranquila de uma cheia de risco não é a transmissão — é a qualidade da segregação na origem.

Como funciona a apuração do Simples Nacional no varejo

A apuração do Simples Nacional acontece dentro do PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório), o sistema em que microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes informam, mensalmente, as receitas que geram o DAS. Segundo a Receita Federal, "o prazo mensal para enviar as informações mensais da empresa pelo Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D) é o dia 20 do mês seguinte, relativas aos fatos ocorridos no mês anterior".

Na prática, a cada mês você precisa de três coisas para fechar a apuração de um cliente do comércio: a receita bruta total do período, a receita bruta dos últimos 12 meses (que define a alíquota efetiva na tabela do Anexo correspondente) e — o ponto que mais gera erro no varejo — a classificação tributária de cada parcela dessa receita. É essa classificação que aciona ou não a segregação.

Para o contador que atende lojas, mercados, farmácias e distribuidoras, o desafio raramente é o cálculo da alíquota. É garantir que a receita informada já chegue separada por tratamento tributário. Sem isso, o PGDAS-D calcula em cima de uma base errada — e o erro só aparece numa fiscalização, meses ou anos depois.

O que torna o varejo diferente: a segregação de receitas

No comércio varejista, boa parte das vendas tem tratamento tributário especial. A regra do Simples é que receitas com esse tratamento precisam ser segregadas no PGDAS-D para que os percentuais de tributo já recolhidos antes (ou concentrados em outra etapa da cadeia) não sejam cobrados novamente dentro do DAS.

ICMS por substituição tributária (ICMS-ST)

Quando a mercadoria está sujeita a substituição tributária, o ICMS de toda a cadeia já foi retido lá atrás, normalmente pelo fabricante ou pelo distribuidor. O varejista que revende esse produto é o substituído: ele não deve recolher o ICMS de novo. Por isso, a receita dessas vendas precisa ser informada como sujeita à substituição tributária do ICMS no PGDAS-D, e o percentual de ICMS da tabela do Simples é desconsiderado sobre ela.

Monofásico de PIS/COFINS

A tributação monofásica concentra o recolhimento de PIS e COFINS na produção ou na importação, desonerando as etapas seguintes de comercialização. É muito comum em farmácias (medicamentos e cosméticos), autopeças, combustíveis e bebidas frias. A receita de revenda desses produtos continua na base dos demais tributos do Simples (IRPJ, CSLL, ICMS, ISS quando cabível), mas a parcela de PIS/COFINS deve ser segregada como tributação monofásica — e esses percentuais são desconsiderados sobre essa receita.

O efeito de errar a segregação

Esse é o ponto onde mora o risco. A própria Receita Federal já alertou: na atualização do PGDAS-D, contribuintes que marcavam campos como "imunidade" ou "tributação monofásica" indevidamente faziam o aplicativo "desconsiderar o percentual do respectivo tributo que seria aplicado sobre a receita informada", reduzindo o imposto a pagar sem amparo legal.

E não é teoria: em 2023, a Receita conduziu uma operação de autorregularização com mais de 4.500 contribuintes do Simples que haviam indicado tributação monofásica ou substituição tributária para PIS/COFINS em retificadoras, com expectativa de recuperar cerca de R$ 154 milhões. Ou seja: segregar a mais (sem o produto realmente ser monofásico/ST) vira passivo tributário; segregar a menos faz o cliente pagar imposto a mais. Os dois lados doem — e a fronteira entre eles é a classificação correta de cada item vendido.

O papel dos relatórios de vendas na apuração mensal

A apuração mensal fica previsível quando você tem relatórios de vendas por tributação confiáveis: quanto faturou com produtos ST, quanto com monofásicos de PIS/COFINS, e quanto com tributação normal. Com esse resumo em mãos, preencher o PGDAS-D vira transcrição — não investigação.

O problema é que esse resumo nasce no PDV e no ERP do cliente, não na sua planilha. Se o sistema do varejista não classifica cada item corretamente no momento da venda (CST/CSOSN, NCM, indicação de ST e de monofásico), o relatório que chega até você é só um total de faturamento — e a segregação volta a ser um trabalho manual, item a item, sujeito a erro e impossível de auditar em escala.

É por isso que o sistema de gestão que o cliente usa é uma decisão fiscal, não só operacional. Um ERP que classifica corretamente entrega o relatório de vendas por tributação pronto, e a apuração do mês inteiro se resolve em minutos. Avalie esse ponto ao decidir qual sistema de gestão indicar para os clientes do comércio.

Quando o cliente opera na Apogeu, esses relatórios fiscais prontos para contadores parceiros chegam segregados por tratamento tributário — exatamente no formato que o PGDAS-D pede. A apuração deixa de depender de garimpo em XML e passa a ser uma conferência rápida do que o sistema já consolidou.

Simples Nacional x SPED: o que muda na obrigação

Uma dúvida frequente é se o cliente do Simples também precisa de SPED. Em regra, os optantes pelo Simples Nacional não entregam a EFD-Contribuições e, na maioria das UFs, estão dispensados do SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI) — a obrigação principal é o PGDAS-D mensal. Mas atenção: isso varia conforme a UF e o porte. Alguns estados exigem a EFD de optantes do Simples acima de determinado faturamento, então vale confirmar a legislação estadual de cada cliente.

Para clientes que estão (ou migrarão) para o Lucro Real ou Presumido, o cenário muda por completo: aí entram as obrigações de como gerar o SPED ICMS/IPI e a EFD-Contribuições de PIS/COFINS com seus prazos. Em todos esses regimes, a lógica é a mesma da que vimos aqui: a qualidade do dado fiscal na origem decide se a entrega é tranquila ou um retrabalho mensal.

Checklist de apuração do Simples para o varejo

Antes de transmitir o PGDAS-D de um cliente do comércio, confira:

Receita bruta do mês consolidada e batida com o sistema do cliente.
RBT12 (receita dos últimos 12 meses) atualizada para a alíquota efetiva correta.
Receitas com ICMS-ST segregadas e marcadas como substituição tributária.
Receitas monofásicas de PIS/COFINS segregadas (atenção redobrada em farmácias e autopeças).
Lastro documental de que os produtos segregados são, de fato, ST ou monofásicos (NCM/CST corretos) — para se proteger numa eventual fiscalização.
Vencimento no dia 20 do mês seguinte; se cair em fim de semana ou feriado, prorroga para o próximo dia útil.

Perguntas frequentes

O que é o PGDAS-D e quem é obrigado a transmitir? O PGDAS-D é o Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório, em que microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples informam mensalmente as receitas que geram o DAS. A transmissão é obrigatória todo mês para os optantes do Simples (o MEI segue regras próprias), até o dia 20 do mês seguinte ao período de apuração.

O que significa segregar receitas no Simples Nacional? Significa separar, dentro do PGDAS-D, as receitas que têm tratamento tributário especial — principalmente vendas de produtos com ICMS-ST e com tributação monofásica de PIS/COFINS. Quando essas receitas são informadas corretamente, os percentuais dos tributos já recolhidos em etapa anterior são desconsiderados no cálculo, evitando dupla tributação dentro do DAS.

Cliente do Simples Nacional precisa entregar SPED? Em regra, não: os optantes do Simples normalmente são dispensados da EFD-Contribuições e, na maioria das UFs, do SPED Fiscal — a obrigação central é o PGDAS-D. Porém isso varia conforme a UF e o porte da empresa, então é preciso confirmar a legislação estadual de cada cliente. Já no Lucro Real/Presumido, as obrigações de SPED passam a valer.

Errar a segregação gera multa? Pode gerar passivo nos dois sentidos. Segregar receita como monofásica ou ST sem que o produto realmente tenha esse tratamento reduz o imposto indevidamente e expõe o cliente à cobrança — a Receita Federal já fez operações de autorregularização justamente sobre isso. Não segregar quando deveria faz o cliente pagar imposto a mais. Por isso a classificação correta de cada item, na origem (no ERP do cliente), é o que torna a apuração segura.