Apuração do Simples Nacional para clientes do comércio varejista

19 de junho de 2026

Resposta rápida: a apuração do Simples Nacional de um cliente do varejo é feita mensalmente no PGDAS-D, a partir das receitas do período, com segregação das receitas sujeitas a substituição tributária (ICMS-ST) e a tributação monofásica de PIS/COFINS. Quando essas receitas são segregadas corretamente, os percentuais de ICMS e de PIS/COFINS correspondentes são desconsiderados no cálculo, e o cliente não paga esses tributos de novo dentro do DAS. A declaração e o recolhimento vencem no dia 20 do mês seguinte. O que separa uma apuração tranquila de uma cheia de risco não é a transmissão — é a qualidade da segregação na origem.

Como funciona a apuração do Simples Nacional no varejo

A apuração do Simples Nacional acontece dentro do PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório), o sistema em que microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes informam, mensalmente, as receitas que geram o DAS. Segundo a Receita Federal, "o prazo mensal para enviar as informações mensais da empresa pelo Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D) é o dia 20 do mês seguinte, relativas aos fatos ocorridos no mês anterior".

Na prática, a cada mês você precisa de três coisas para fechar a apuração de um cliente do comércio: a receita bruta total do período, a receita bruta dos últimos 12 meses (que define a alíquota efetiva na tabela do Anexo correspondente) e — o ponto que mais gera erro no varejo — a classificação tributária de cada parcela dessa receita. É essa classificação que aciona ou não a segregação.

Para o contador que atende lojas, mercados, farmácias e distribuidoras, o desafio raramente é o cálculo da alíquota. É garantir que a receita informada já chegue separada por tratamento tributário. Sem isso, o PGDAS-D calcula em cima de uma base errada — e o erro só aparece numa fiscalização, meses ou anos depois.

O que torna o varejo diferente: a segregação de receitas

No comércio varejista, boa parte das vendas tem tratamento tributário especial. A regra do Simples é que receitas com esse tratamento precisam ser segregadas no PGDAS-D para que os percentuais de tributo já recolhidos antes (ou concentrados em outra etapa da cadeia) não sejam cobrados novamente dentro do DAS.

ICMS por substituição tributária (ICMS-ST)

Quando a mercadoria está sujeita a substituição tributária, o ICMS de toda a cadeia já foi retido lá atrás, normalmente pelo fabricante ou pelo distribuidor. O varejista que revende esse produto é o substituído: ele não deve recolher o ICMS de novo. Por isso, a receita dessas vendas precisa ser informada como sujeita à substituição tributária do ICMS no PGDAS-D, e o percentual de ICMS da tabela do Simples é desconsiderado sobre ela. A base legal é o art. 18, § 4º-A, I, e § 12 da Lei Complementar nº 123/2006: o contribuinte segrega a receita cujo ICMS já foi recolhido por substituto tributário, e a apuração considera a redução do tributo já recolhido.

Monofásico de PIS/COFINS

A tributação monofásica concentra o recolhimento de PIS e COFINS na produção ou na importação, desonerando as etapas seguintes de comercialização. É muito comum em farmácias (medicamentos e cosméticos), autopeças, combustíveis e bebidas frias. A receita de revenda desses produtos continua na base dos demais tributos do Simples (IRPJ, CSLL, ICMS, ISS quando cabível), mas a parcela de PIS/COFINS deve ser segregada como tributação monofásica — e esses percentuais são desconsiderados sobre essa receita. O mesmo art. 18, § 4º-A, I, da Lei Complementar nº 123/2006 manda segregar as receitas sujeitas à tributação concentrada em uma única etapa (monofásica). O detalhamento de ST e monofásico no PGDAS-D está no guia sobre segregação de receitas ST e monofásicas no PGDAS-D.

O efeito de errar a segregação

Esse é o ponto onde mora o risco. Em agosto de 2017, ao publicar nova versão do PGDAS-D, a Receita Federal alertou que muitas empresas assinalavam indevidamente campos como "imunidade", "isenção/redução - cesta básica" e "lançamento de ofício". Ao marcar uma dessas qualificações, o aplicativo "desconsiderava o percentual do respectivo tributo que seria aplicado sobre a receita informada", o que reduzia o imposto sem amparo legal. A mesma lógica vale para a marcação de ST e monofásico: o campo marcado zera o percentual do tributo.

E não é teoria: em fevereiro de 2023, a Receita Federal iniciou uma operação de autorregularização e enviou mais de 4.500 comunicações pelo DTE-SN a optantes do Simples que apresentaram declarações retificadoras com tributação monofásica ou substituição tributária de PIS/COFINS nos períodos de 01/2018 a 11/2022. A Receita estimou recuperar cerca de R$ 154 milhões em crédito tributário. Ou seja: segregar a mais (sem o produto realmente ser monofásico/ST) vira passivo tributário; segregar a menos faz o cliente pagar imposto a mais. Os dois lados doem — e a fronteira entre eles é a classificação correta de cada item vendido.

O papel dos relatórios de vendas na apuração mensal

A apuração mensal fica previsível quando você tem relatórios de vendas por tributação confiáveis: quanto faturou com produtos ST, quanto com monofásicos de PIS/COFINS, e quanto com tributação normal. Com esse resumo em mãos, preencher o PGDAS-D vira transcrição — não investigação.

O problema é que esse resumo nasce no PDV e no ERP do cliente, não na sua planilha. Se o sistema do varejista não classifica cada item corretamente no momento da venda (CST/CSOSN, NCM, indicação de ST e de monofásico), o relatório que chega até você é só um total de faturamento — e a segregação volta a ser um trabalho manual, item a item, sujeito a erro e impossível de auditar em escala.

É por isso que o sistema de gestão que o cliente usa é uma decisão fiscal, não só operacional. Um ERP que classifica cada item na venda entrega o relatório de vendas por tributação pronto, e a apuração do mês vira conferência. Avalie esse ponto ao decidir qual sistema de gestão indicar para os clientes do comércio.

Quando o cliente opera na Apogeu, esses relatórios fiscais prontos para contadores parceiros chegam separados por tratamento tributário (ST, monofásico e tributação normal), na mesma divisão que o PGDAS-D usa. A apuração deixa de depender de garimpo em XML e passa a ser a conferência do que o sistema já consolidou; a classificação fiscal de cada produto continua sob responsabilidade do contribuinte e do contador.

Simples Nacional x SPED: o que muda na obrigação

Uma dúvida frequente é se o cliente do Simples também precisa de SPED. Em regra, não. O art. 26, § 4º-A, da Lei Complementar nº 123/2006 proíbe exigir escrituração fiscal digital do optante pelo Simples Nacional, salvo autorização específica do CGSN e as demais condições do próprio parágrafo. A obrigação principal é o PGDAS-D mensal. Mas atenção: o § 4º-C do mesmo artigo mantém válidas as normas estaduais publicadas até o primeiro trimestre de 2014 que já exigiam a EFD de ME e EPP. Por isso, confirme a legislação estadual de cada cliente antes de dispensar o SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI).

Para clientes que estão (ou migrarão) para o Lucro Real ou Presumido, o cenário muda por completo: aí entram as obrigações de como gerar o SPED ICMS/IPI e a EFD-Contribuições de PIS/COFINS com seus prazos. Em todos esses regimes, a lógica é a mesma da que vimos aqui: a qualidade do dado fiscal na origem decide se a entrega é tranquila ou um retrabalho mensal.

Checklist de apuração do Simples para o varejo

Antes de transmitir o PGDAS-D de um cliente do comércio, confira:

Receita bruta do mês consolidada e batida com o sistema do cliente.
RBT12 (receita dos últimos 12 meses) atualizada para a alíquota efetiva correta.
Receitas com ICMS-ST segregadas e marcadas como substituição tributária.
Receitas monofásicas de PIS/COFINS segregadas (atenção redobrada em farmácias e autopeças).
Lastro documental de que os produtos segregados são, de fato, ST ou monofásicos (NCM/CST corretos) — para se proteger numa eventual fiscalização.
Vencimento no dia 20 do mês seguinte; quando não houver expediente bancário no dia 20, o recolhimento vai para o dia útil imediatamente posterior (Manual do PGDAS-D).

Perguntas frequentes

O que é o PGDAS-D e quem é obrigado a transmitir?

O PGDAS-D é o Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório, em que ME e EPP optantes informam as receitas do mês e geram o DAS. A transmissão é obrigatória todo mês para os optantes, até o dia 20 do mês seguinte ao período de apuração. O MEI usa o PGMEI.

O que significa segregar receitas no Simples Nacional?

Segregar receitas é separar, no PGDAS-D, as vendas com tratamento tributário especial, principalmente produtos com ICMS-ST e com PIS/COFINS monofásico. O art. 18, § 4º-A, da Lei Complementar nº 123/2006 exige essa separação. Com a receita segregada, o percentual do tributo já recolhido em etapa anterior sai do cálculo do DAS.

Cliente do Simples Nacional precisa entregar SPED?

Em regra, não. O art. 26, § 4º-A, da Lei Complementar nº 123/2006 proíbe exigir escrituração fiscal digital do optante, salvo autorização do CGSN. Normas estaduais publicadas até o primeiro trimestre de 2014 continuam válidas, então confirme a regra da UF de cada cliente. No Lucro Real ou Presumido, as obrigações de SPED passam a valer.

Errar a segregação gera multa?

Pode gerar passivo nos dois sentidos. Segregar como ST ou monofásico o que não é reduz o imposto sem amparo legal e expõe o cliente à cobrança com multa. Não segregar faz o cliente pagar a mais. O ERP da Apogeu Tech entrega a venda separada por tributação, mas a classificação de cada produto continua sob conferência do contador.

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