EFD-Contribuições (PIS/COFINS) dos clientes: geração e prazos

19 de junho de 2026

Resposta rápida: o EFD-Contribuições (SPED Contribuições) é a escrituração digital de PIS e COFINS. Pela Instrução Normativa RFB nº 1.252/2012, entregam as empresas do Lucro Real, do Lucro Presumido e do Lucro Arbitrado, todo mês, até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao período de referência: a competência de janeiro vence no 10º dia útil de março. O arquivo sai do sistema do cliente, passa pelo validador PVA e é assinado com certificado digital.

Para o contador que atende varejo, o EFD-Contribuições consome tempo menos na transmissão e mais na conferência prévia da tributação de cada produto. Quando o ERP do cliente classifica PIS/COFINS certo na origem (CST por item, monofásico, substituição tributária), a escrituração sai consistente e o arquivo chega ao validador com menos erros. Este guia cobre quem entrega, o passo a passo da geração, o prazo oficial, a multa por atraso e os erros de varejo que mais derrubam a apuração.

Quem precisa entregar o EFD-Contribuições

Estão obrigadas, em regra, as pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro Real, Lucro Presumido ou Lucro Arbitrado, conforme a Instrução Normativa RFB nº 1.252/2012. A escrituração reúne as informações da Contribuição para o PIS/Pasep, da COFINS e, quando aplicável, da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB), incluída pela Lei nº 12.546/2011. A escrituração é centralizada em arquivo único mensal, pelo estabelecimento matriz.

Empresas do Simples Nacional geralmente não entregam o EFD-Contribuições: elas recolhem PIS/COFINS dentro do DAS, junto com os demais tributos do regime (veja a apuração do Simples Nacional dos clientes de varejo). Por isso, antes de qualquer coisa, confirme o regime tributário do cliente: é ele que define se a obrigação existe e qual o regime de incidência das contribuições.

Cumulativo x não cumulativo

O regime de PIS/COFINS muda conforme a tributação do lucro:

Lucro Presumido → regra geral, regime cumulativo: PIS 0,65% e COFINS 3%, sem direito a créditos sobre a maioria das entradas.
Lucro Real → regra geral, regime não cumulativo: PIS 1,65% e COFINS 7,6% (art. 2º das Leis nº 10.637/2002 e nº 10.833/2003), com apropriação de créditos sobre insumos e custos elegíveis.

No varejo, a distinção pesa: no não cumulativo, a apuração depende de créditos sobre as entradas, e errar a elegibilidade de um crédito infla ou reduz indevidamente o valor a recolher.

Como gerar o EFD-Contribuições, passo a passo

A geração do EFD-Contribuições segue o encadeamento de qualquer SPED: dados consistentes na origem, exportação, validação e assinatura.

Confirme o regime e os CST por produto. Antes de exportar, verifique se o sistema do cliente aplica o CST de PIS/COFINS correto a cada item: produto tributado normalmente, monofásico, substituição tributária ou alíquota zero. É aqui que nasce a maioria dos erros de varejo.
Confira se a escrituração do período está completa. Todas as entradas e saídas precisam estar lançadas, incluindo os XMLs de NF-e e NFC-e. Capturar os documentos antes da apuração reduz lacunas; veja como baixar os XMLs dos clientes pelo CNPJ de forma automática.
Apure os créditos (Lucro Real). No regime não cumulativo, levante os créditos admitidos sobre insumos, energia, aluguéis e demais hipóteses legais. Segregue o que não gera crédito, como a aquisição de monofásicos para revenda.
Exporte o arquivo do EFD-Contribuições no ERP/sistema fiscal do cliente, no leiaute vigente.
Valide no PVA do SPED Contribuições. O Programa Validador e Assinador (PVA), disponível no portal do SPED, aponta inconsistências de estrutura e de regras. Corrija o que aparecer.
Assine com certificado digital e transmita dentro do prazo. O envio é feito pelo próprio PVA, com certificado e-CNPJ ou e-CPF do responsável.

Dica de varejo: quando o cliente usa um ERP que já entrega os registros de PIS/COFINS classificados por item, o passo 1 deixa de ser uma maratona de conferência manual e o arquivo chega ao PVA com menos rejeições.

Qual é o prazo de entrega do EFD-Contribuições

O EFD-Contribuições é transmitido mensalmente, até o 10º (décimo) dia útil do 2º (segundo) mês subsequente ao de referência da escrituração, pela regra do art. 7º da IN RFB nº 1.252/2012. O prazo vale para todos os períodos, não só para o primeiro arquivo. Na prática:

Competência janeiro → entrega até o 10º dia útil de março.
Competência fevereiro → entrega até o 10º dia útil de abril.

A entrega do EFD-Contribuições fora do prazo, ou com incorreções e omissões, sujeita a empresa às multas do art. 12 da Lei nº 8.218/1991 (art. 10 da IN RFB nº 1.252/2012). Pelo atraso, a multa é de 0,02% por dia sobre a receita bruta do período escriturado, limitada a 1% dessa receita, e cai à metade se a entrega ocorrer antes de qualquer procedimento de ofício. Por isso a captura antecipada de documentos e a conferência de CST ao longo do mês valem mais do que a correria de fechamento.

Cuidados específicos do varejo

Três pontos separam, no varejo, um EFD-Contribuições limpo de uma apuração indevida.

Monofásico de PIS/COFINS

Na tributação monofásica, PIS e COFINS são recolhidos integralmente em uma única etapa da cadeia, normalmente pelo fabricante ou importador. Conforme a Receita Federal, a revenda desses produtos é, em regra, tributada à alíquota zero: não gera débito de PIS/COFINS na saída do varejista, e a aquisição não gera crédito para o revendedor.

O monofásico decide a apuração em farmácias, supermercados, postos e atacados, que vendem muitos itens monofásicos (medicamentos, perfumaria e higiene, bebidas frias, combustíveis, autopeças). Pelo Perguntas e Respostas da EFD-Contribuições da Receita Federal, a revenda de monofásicos usa o CST 04 (operação tributável monofásica, revenda a alíquota zero); o CST 02 fica com o fabricante ou importador. O erro recorrente no varejo é aplicar o CST 01 (alíquota básica) nessas vendas: a empresa recolhe PIS e COFINS sobre receita que deveria ter alíquota zero e paga imposto a mais.

Substituição tributária de PIS/COFINS

Em segmentos com ST de PIS/COFINS, segregue as receitas e use o CST próprio (CST 05) para que a apuração não trate como tributável uma receita já substituída na origem. A lógica é parecida com a do monofásico: o tributo foi concentrado em etapa anterior.

Exclusão do ICMS da base de PIS/COFINS

Quando aplicável (tese do "ICMS na base de cálculo do PIS/COFINS"), o ICMS destacado deve ser excluído da base de cálculo das contribuições. No varejo, com alto volume de operações, essa exclusão precisa estar parametrizada no sistema para não ser feita manualmente nota a nota.

Esses três pontos dependem de como o sistema do cliente trata a tributação na origem. Quando o cliente usa um ERP que classifica cada operação por item, o EFD-Contribuições sai consistente. É parte do que a parceria contábil da Apogeu Tech leva ao escritório: dados fiscais organizados, com menos retrabalho de classificação.

Relação com o SPED Fiscal (ICMS/IPI)

O EFD-Contribuições anda junto com o SPED ICMS/IPI dos clientes de varejo: mesma base de documentos (os XMLs de entradas e saídas) e mesma exigência de parametrização por item. Manter as duas obrigações apoiadas na mesma fonte de dados, um ERP que escritura desde a emissão, reduz divergências entre as escriturações e a conciliação manual no fim do mês.

O que muda com a reforma tributária

A Lei Complementar nº 214/2025 (art. 542) revoga, a partir de 1º de janeiro de 2027, os dispositivos que instituem o PIS/Pasep e a COFINS, incluindo os arts. 1º a 5º-A da Lei nº 10.637/2002 e os arts. 1º a 16 da Lei nº 10.833/2003. No lugar entra a CBS. Até lá, as competências de 2026 continuam sendo escrituradas no EFD-Contribuições, dentro do mesmo prazo mensal.

Perguntas frequentes

Qual é o prazo de entrega do EFD-Contribuições?

O prazo do EFD-Contribuições é mensal: até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao período de referência, pelo art. 7º da IN RFB nº 1.252/2012. A competência de janeiro vence no 10º dia útil de março, e a de fevereiro no 10º dia útil de abril. A regra vale para todos os períodos, não só para o primeiro arquivo.

Empresa do Simples Nacional entrega EFD-Contribuições?

Em regra, não. As empresas do Simples Nacional recolhem PIS e COFINS dentro do DAS, junto com os demais tributos do regime, e por isso não escrituram as contribuições no EFD-Contribuições. A obrigação atinge, em geral, as pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro Real, pelo Lucro Presumido ou pelo Lucro Arbitrado, conforme a IN RFB nº 1.252/2012.

Produto monofásico gera débito de PIS/COFINS na revenda?

Não. A revenda de produtos monofásicos, como medicamentos, perfumaria e bebidas frias, é em regra tributada à alíquota zero e não gera débito de PIS/COFINS para o varejista; a aquisição também não gera crédito. No EFD-Contribuições, a revenda usa o CST 04. Aplicar o CST 01 faz a empresa pagar contribuição sobre receita que deveria ter alíquota zero.

Como o contador recebe os dados fiscais do cliente de varejo já organizados?

Quando o cliente varejista opera um ERP que classifica PIS/COFINS por item na emissão, os XMLs e os arquivos do SPED chegam ao escritório com menos retrabalho. É o modelo do programa de parceria da Apogeu Tech: o contador indica o ERP de varejo ao cliente, o cliente opera o sistema e o escritório recebe comissão recorrente.

Conclusão

O EFD-Contribuições do cliente de varejo se resolve antes do fechamento: regime confirmado, CST certo por item, monofásicos no CST 04 e documentos capturados ao longo do mês. Com isso, o 10º dia útil do segundo mês deixa de ser corrida.

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