Tabela CFOP: guia completo para o varejo

Resposta rápida: A tabela CFOP reúne os Códigos Fiscais de Operações e Prestações — números de 4 dígitos que identificam a natureza de cada operação com mercadorias ou serviços na nota fiscal. O primeiro dígito indica se a operação é de entrada (1, 2, 3) ou de saída (5, 6, 7) e qual a sua abrangência: dentro do estado, com outro estado ou com o exterior. A tabela oficial é instituída pelo Convênio SINIEF no âmbito do Confaz e é usada em toda NF-e, NFC-e e na escrituração do SPED.

Todo XML de venda que sai de uma loja carrega um CFOP. Quando esse código vem errado, o problema quase nunca estoura no caixa — estoura semanas depois, na mesa do contador, no fechamento do SPED Fiscal, quando a apuração não bate e a conferência precisa ser feita nota a nota.

A tabela completa tem centenas de códigos, mas essa é a parte enganosa: o varejo usa um punhado deles todos os dias. Farmácias, mercados, lojas de moda e distribuidoras resolvem a rotina fiscal com pouquíssimos CFOPs bem parametrizados. Este guia mostra como ler a tabela em minutos, quais são esses códigos de rotina e o que muda na escrituração quando eles chegam certos na origem.

Tabela CFOP: o que é e para que serve

CFOP é a sigla de Código Fiscal de Operações e Prestações. É um número de quatro dígitos, obrigatório em cada item de NF-e, NFC-e, CT-e e nos registros da escrituração fiscal digital, que declara ao fisco qual é a natureza daquela operação: uma venda, uma compra para revenda, uma devolução, uma remessa para conserto, uma transferência entre filiais.

Não se trata de um rótulo descritivo. O CFOP tem três efeitos práticos e simultâneos:

• Define a natureza jurídica da operação — é por ele que a SEFAZ entende se houve circulação com fim comercial, simples movimentação ou desfazimento de um negócio anterior.
• Condiciona o tratamento tributário — o código precisa ser coerente com o CST/CSOSN e com o regime do produto. Um CFOP de venda tributada normal em item sujeito à substituição tributária gera inconsistência imediata.
• Comanda a movimentação de estoque e a escrituração — é a partir do CFOP que o sistema decide se aquele item entra, sai, gera crédito, gera débito ou apenas transita.

A base legal da tabela é o Anexo do Convênio s/nº de 15 de dezembro de 1970 (SINIEF), atualizado ao longo das décadas por Ajustes SINIEF publicados pelo Confaz. É por isso que a tabela não é estática: códigos são criados, alterados e extintos por ato do conselho.

O ângulo que importa no varejo: o lojista praticamente nunca escolhe um CFOP. No PDV, a operadora de caixa passa o produto no leitor e o cupom sai com o código já preenchido — quem escolheu foi o sistema, a partir da regra fiscal cadastrada para aquele produto, naquela operação, naquele estado. Ou seja: no varejo, discutir CFOP é discutir parametrização, não treinamento de caixa.

Como a tabela CFOP é organizada: entradas e saídas

A lógica é mais simples do que o tamanho da tabela sugere. O primeiro dígito revela duas informações de uma vez: a direção da operação (entrada ou saída) e a sua abrangência territorial.

Os três dígitos seguintes descrevem a operação em si, e essa parte se repete entre os grupos. Por isso 1102, 2102 e 3102 são a mesma operação (compra para comercialização) mudando apenas a origem — e 5102, 6102 e 7102 são a mesma venda mudando apenas o destino.

Entradas: 1xxx, 2xxx, 3xxx

São os códigos das notas que chegam ao estabelecimento: compras para revenda (1102, 1403), aquisição de material de uso e consumo, devoluções de venda recebidas de volta do cliente (1202, 1411), retornos de remessa. No varejo, é o grupo que alimenta o estoque e, quando o regime permite, o crédito de ICMS.

Saídas: 5xxx, 6xxx, 7xxx

São os códigos das notas que a loja emite: vendas no balcão e no PDV (5102, 5405, 5929), transferências para outra filial (5152/6152), devoluções de compra ao fornecedor (5202/6202), remessas diversas. É o grupo que gera o débito de imposto e baixa o estoque.

A regra prática do espelho. Toda operação de desfazimento usa o código espelhado da operação original. Se a loja comprou com 1102, a devolução ao fornecedor sai como 5202. Se vendeu com 5102, a devolução do cliente entra como 1202. Guardar essa simetria resolve boa parte das dúvidas de devolução sem consultar a tabela inteira.

Os tipos de CFOP que o varejo usa todos os dias

Na prática, a rotina fiscal de uma loja se concentra em poucos códigos. Esta é a tabela enxuta que vale a pena ter à mão ao conferir os XMLs de um cliente varejista:

Vale abrir dois deles, porque são os que mais geram dúvida. O 5405 é a venda de um produto cujo ICMS já foi retido antes, pelo substituto tributário — é o código dominante em farmácias, mercados e conveniência, onde boa parte do mix está em regime de substituição. Já o 5929 não descreve uma venda nova: ele identifica a NF-e emitida para documentar operações já registradas em NFC-e ou cupom fiscal, evitando que a mesma venda seja contada duas vezes na apuração.

Um exemplo prático: três CFOPs, o mesmo produto, o mesmo dia

Um mercado optante pelo Simples Nacional recebe pela manhã a carga da distribuidora. Um refrigerante em regime de substituição tributária entra pela nota do fornecedor com 1403 — o ICMS daquele item já foi retido, então não há crédito a apropriar ali.

À tarde, o mesmo refrigerante é vendido no PDV. A NFC-e sai com 5405: venda de mercadoria sujeita a ST na condição de contribuinte substituído, sem novo débito de ICMS próprio sobre a mercadoria.

No fim do dia, um cliente devolve a garrafa. A entrada precisa ser feita com 1411, o código de devolução de venda de mercadoria sujeita a ST — e não com 1202, que é a devolução de venda comum.

Três códigos diferentes, um único SKU, um único dia. Nenhuma operadora de caixa tem como decidir isso no balcão: 5405 ou 5102 depende do regime tributário do produto, e 1411 ou 1202 depende do CFOP da saída original. É o tipo de decisão que precisa estar cadastrada antes da primeira venda — detalhada em CFOP 5405: a venda com ST no varejo e em CFOPs de devolução no varejo.

Como consultar a tabela CFOP atualizada

A tabela CFOP é um anexo normativo, não uma lista de blog. Há três fontes que valem como referência:

• Confaz — o Convênio s/nº de 1970 e seus Ajustes SINIEF trazem o anexo com a relação de códigos e as alterações posteriores. É a fonte primária: qualquer inclusão ou extinção de CFOP passa por ali.
• **Portal Nacional da NF-e** — reúne a documentação técnica do documento fiscal eletrônico — manuais, esquemas XML e notas técnicas usados na emissão e validação — além dos Ajustes SINIEF e demais atos aplicáveis.
• SEFAZ do estado — relevante quando há regras próprias de emissão, obrigações acessórias estaduais ou orientações específicas de determinado segmento.

Um alerta que economiza retrabalho: circulam na internet dezenas de "tabelas CFOP completas" copiadas anos atrás e nunca atualizadas. Como os códigos mudam por Ajuste SINIEF, uma lista defasada pode levar o cliente a emitir com um código extinto.

Para o contador, o hábito útil é simples: manter a referência oficial como fonte de consulta e revisar a parametrização fiscal do ERP do cliente ao menos uma vez por ano, ou sempre que mudar o regime, o mix de produtos ou os estados atendidos.

CFOP errado: o que acontece na prática

Um CFOP incorreto raramente é um erro isolado — ele se propaga por toda a cadeia fiscal. Os desdobramentos mais comuns:

• Rejeição da NF-e na SEFAZ. Se o CFOP é incompatível com o CST/CSOSN, com a UF de destino ou com a finalidade da nota, a autorização não sai e a venda trava no balcão.
• Tributação indevida. Um item de ST vendido como 5102 gera débito de ICMS sobre mercadoria cujo imposto já foi retido — pagamento em duplicidade. O inverso deixa imposto de recolher.
• Inconsistência no SPED Fiscal. Os registros analíticos consolidam valores por CFOP, CST e alíquota; um código trocado desloca a base para o grupo errado e a apuração deixa de bater com os documentos.
• Divergência de estoque. Entradas e saídas fora do grupo correto distorcem o inventário, base do bloco de estoque na escrituração.

Do lado do escritório, o efeito é sempre o mesmo: conferência manual código a código, questionamento ao cliente e, no pior cenário, retificação de escrituração já transmitida. É o custo invisível de atender um varejista com sistema mal parametrizado — trabalho que não é cobrado e consome as horas mais caras da equipe fiscal.

CFOP na rotina contador ↔ cliente varejista

O fluxo real é sempre o mesmo: a loja emite, o XML vai para o escritório, o escritório escritura e gera as obrigações. O CFOP nasce na primeira etapa e é cobrado na última — e quem responde pela consistência da escrituração é o contador, não o caixa.

Quando o código chega certo na origem, a rotina do mês muda de natureza. Não há conferência item a item para descobrir por que um produto de ST apareceu como venda comum; não há pedido de reemissão de nota; não há ajuste manual antes de fechar a apuração. A tabela CFOP deixa de ser algo a fiscalizar e volta a ser o que deveria ser: um cadastro.

Vale ler, na sequência, como gerar o SPED ICMS/IPI dos clientes do varejo e baixar os XMLs dos clientes automaticamente por CNPJ — XML consistente e download automatizado são as duas condições para a escrituração deixar de ser conferência. Para quem atende optantes, o mesmo cadastro fiscal sustenta a apuração do Simples Nacional de clientes do varejo, já que a segregação de receitas depende de a saída ter sido classificada corretamente.

Como o ERP emite o CFOP certo automaticamente

Um ERP de varejo bem configurado não pergunta o CFOP a ninguém: ele o deduz. A regra combina três informações que já estão cadastradas — a situação fiscal do produto (tributado, ST, isento, monofásico), o tipo de operação (venda, devolução, transferência, remessa) e a UF de destino. Com isso, o sistema escolhe entre 5102 e 5405, entre 5102 e 6102, entre 1202 e 1411, sem intervenção humana no momento da venda.

O ganho é duplo: na loja, o operador de caixa nunca decide nada fiscal; no escritório, chega um lote de XMLs homogêneo, em que o mesmo produto sempre sai com o mesmo código.

O ERP da Apogeu já sai parametrizado para os segmentos do varejo — drogarias, mercados, moda e distribuidoras —, com as regras fiscais dessas operações prontas, e entrega XML e SPED prontos ao contador. O contador que indica a solução aos seus clientes varejistas ainda passa a receber comissão recorrente pelas indicações ativas.

Conclusão

A tabela CFOP é grande, mas a rotina do varejo não é. Entendido o primeiro dígito e memorizada a dezena de códigos que a loja de fato usa, o resto vira consulta pontual à fonte oficial. O que separa um cliente tranquilo de um cliente trabalhoso não é o domínio da tabela inteira — é a parametrização correta de poucos códigos no sistema que emite as notas. Se você atende varejistas, a alavanca está antes do XML: indique um ERP que já nasce com as regras fiscais do varejo configuradas e receba a escrituração pronta todo mês.

Perguntas frequentes

O que é CFOP na nota fiscal?

É o Código Fiscal de Operações e Prestações, um número de quatro dígitos presente em cada item do documento fiscal. Ele identifica a natureza da operação — venda, compra, devolução, transferência, remessa — e determina o tratamento tributário, a movimentação de estoque e a forma como aquele item será escriturado no SPED.

Qual CFOP usar para venda no varejo?

Na venda dentro do estado de mercadoria comprada para revenda, o código é 5102. Se o produto está sujeito à substituição tributária e a loja é contribuinte substituída, usa-se 5405. Vendas para outro estado seguem a série 6xxx. A escolha depende do regime do produto, não do porte da loja.

Qual a diferença entre CFOP 5102 e 5405?

O 5102 é a venda de mercadoria adquirida de terceiros com tributação normal de ICMS na saída. O 5405 é a venda de mercadoria sujeita à substituição tributária por contribuinte substituído: o ICMS já foi retido em etapa anterior da cadeia, então não há novo débito próprio sobre aquela mercadoria.

CFOP e NCM são a mesma coisa?

Não. O NCM classifica o que é o produto, segundo a Nomenclatura Comum do Mercosul, e orienta IPI, PIS/COFINS e regimes especiais. O CFOP classifica o que está sendo feito com esse produto naquela operação. Os dois convivem na mesma nota e precisam ser coerentes entre si.

Referências e fontes

• Convênio s/nº de 15/12/1970 (SINIEF) — Anexo II, tabela CFOP em vigor — Confaz.
• Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica — manuais, esquemas XML e notas técnicas — Ministério da Fazenda.
• SPED — EFD ICMS/IPI — Receita Federal do Brasil.