CFOP 5405: o que é e quando usar no varejo

Resposta rápida: O CFOP 5405 identifica a venda, dentro do estado, de mercadoria adquirida de terceiros sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituído. Como o ICMS-ST já foi recolhido antes na cadeia (pela indústria ou pelo distribuidor), a nota sai sem novo destaque de ICMS. É o CFOP padrão da revenda de produtos com ST no varejo.

Entre numa drogaria e acompanhe o cupom fiscal de um dia inteiro: praticamente toda venda sai com o mesmo CFOP — e não é o 5102. O mesmo vale para a gôndola de bebidas do mercado e para o balcão da autopeças. Quando o operador do PDV usa 5102 num produto com substituição tributária (ou 5405 num produto que não está na ST), o resultado é imposto pago em dobro ou a menor — e o erro costuma aparecer só no fechamento do mês, na mesa do contador, item a item.

Este guia explica o que é o CFOP 5405, em que situações ele se aplica no varejo, como ele se diferencia do 5102, do 5403 e dos códigos interestaduais, e o que muda na apuração do Simples Nacional e no SPED quando ele sai certo desde a emissão.

CFOP 5405: o que é e o que significa

A descrição oficial do código na tabela de CFOP é: "Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituído". Cada pedaço dessa frase tem consequência prática na nota.

Comece pelo número. O primeiro dígito indica o destino da operação: 5 é saída dentro do próprio estado. Os três dígitos seguintes — 405 — descrevem o que está saindo: venda de mercadoria adquirida de terceiros, em operação com substituição tributária, feita por quem é o contribuinte substituído.

Ser contribuinte substituído significa que outra empresa, mais acima na cadeia, já recolheu o ICMS relativo a toda a operação até o consumidor final. Esse recolhimento antecipado é feito pelo contribuinte substituto — normalmente a indústria, o importador ou o distribuidor — no momento em que a mercadoria sai para o varejo. A regra geral desse regime, incluindo a exigência do CEST, está no Convênio ICMS 142/18.

No varejo, isso quase sempre coloca a loja do lado do substituído. O varejista compra pronto e revende: ele não fabrica, não importa e não é quem retém o imposto. Por isso o 5405 é, na prática, o CFOP mais frequente de segmentos com pauta de ST extensa — e não uma exceção reservada a operações raras.

Quando usar o CFOP 5405 no varejo

Três condições precisam se somar para o 5405 ser o código correto:

1. A venda é interna — remetente e destinatário na mesma UF (venda no balcão, no PDV ou entrega dentro do estado).
2. A mercadoria está sujeita à substituição tributária — consta da lista de ST aplicável, identificada por NCM e CEST.
3. É revenda — a mercadoria foi adquirida ou recebida de terceiros, não produzida pelo emitente.

Por segmento, o padrão fica claro:

• Drogaria: medicamentos estão entre os itens clássicos de ST; a maior parte do faturamento sai em 5405.
• Mercado: refrigerantes, cervejas, água, sorvetes e outros itens de pauta convivem no mesmo cupom com produtos sem ST — a loja opera 5405 e 5102 lado a lado.
• Autopeças: o segmento tem pauta de ST extensa na maioria dos estados, o que costuma tornar o 5405 a regra e o 5102 a exceção.
• Moda: contraexemplo útil — vestuário, em regra, não está na ST, e a venda interna sai em 5102.

Exemplo prático — a cadeia de uma drogaria:

1. A distribuidora vende medicamentos à drogaria com o ICMS-ST retido; a drogaria escritura essa entrada como 1403 (compra para comercialização em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária).
2. O produto entra no estoque com o imposto da cadeia inteira já recolhido.
3. No balcão, a drogaria emite a NFC-e ao consumidor com CFOP 5405, sem destacar ICMS próprio nem ST.
4. No fechamento, essa receita é segregada como receita com ICMS já recolhido por substituição tributária — o passo que fecha o ciclo e evita a segunda cobrança.

É essa cadeia — 1403 na entrada, 5405 na saída, segregação na apuração — que precisa estar coerente. Se um elo quebra, o erro se propaga até o SPED.

CFOP 5405, 5102 e 5403: qual a diferença

Os quatro códigos descrevem vendas, mas cada um responde a uma pergunta diferente: o produto tem ST? Quem retém o imposto? A operação cruza a fronteira do estado?

A distinção que mais gera erro é 5403 × 5405: os dois envolvem mercadoria sujeita à ST, mas o 5403 é de quem retém o imposto e o 5405 é de quem já comprou com o imposto retido. A descrição oficial de cada código está na tabela de CFOP anexa ao Convênio s/nº de 1970.

Regra de bolso para orientar o cliente: comprei com o ICMS-ST já retido e estou revendendo dentro do meu estado → 5405. A venda interestadual de mercadoria com ST é outra operação, com enquadramento próprio e possível novo recolhimento para a UF de destino — o tema está no guia de substituição tributária no varejo.

Como emitir NF-e ou NFC-e com CFOP 5405

O preenchimento correto depende menos do operador do caixa e mais do cadastro do produto. A sequência é:

1. Classificar o produto com NCM e CEST corretos e confirmar que ele consta da pauta de ST do estado.
2. Aplicar o CFOP 5405 na saída interna de revenda.
3. Informar o CST 60 (ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária) para empresas do regime normal, ou o CSOSN 500 para optantes do Simples Nacional.
4. Não destacar ICMS próprio nem ICMS-ST na operação: o imposto já foi retido na etapa anterior da cadeia.

Erros comuns nesse ponto:

• Combinar CFOP 5405 com CST 00 ou CSOSN 102 — inconsistência que destaca imposto já recolhido e infla a carga do cliente.
• Manter o produto sem CEST no cadastro: o Convênio ICMS 142/18 exige o CEST no documento fiscal das mercadorias listadas em seus anexos, ainda que a operação não esteja sujeita à ST — a ausência costuma barrar a autorização da nota na validação da SEFAZ.
• Usar 5405 em venda interestadual — a operação para outra UF tem enquadramento próprio e regras que variam por estado.
• Aplicar 5405 em produto fora da pauta de ST, recolhendo imposto a menor.

CFOP 5405 no Simples Nacional

Para o cliente optante do Simples, o 5405 não termina na nota — ele determina como a receita entra no PGDAS-D. A receita de mercadorias cujo ICMS já foi recolhido por substituição tributária deve ser segregada na apuração — obrigação prevista no art. 18, § 4º-A, inciso I, da Lei Complementar nº 123/2006 e operacionalizada no Portal do Simples Nacional. Sem essa segregação, o percentual de ICMS da tabela do Anexo I incide de novo sobre uma receita cujo imposto já foi pago — o cliente paga duas vezes.

Na prática, o que permite ao contador segregar essa receita com segurança é o XML: CFOP 5405 e CSOSN 500 consistentes item a item indicam exatamente qual parcela do faturamento entra como receita com ST. Quando a parametrização do PDV está errada, a alternativa é conferir manualmente, produto por produto, antes de fechar a apuração do Simples Nacional de clientes do varejo — trabalho que não escala em uma carteira com várias lojas.

O que o contador recebe quando o 5405 sai certo

Quando a regra fiscal está parametrizada por produto no ERP do cliente, o efeito chega inteiro na contabilidade:

• XMLs consistentes: CFOP 5405 com CST 60 ou CSOSN 500 em todos os itens de ST, prontos para baixar os XMLs dos clientes automaticamente por CNPJ.
• SPED Fiscal sem ajuste: os registros C190 (analítico por CFOP, CST e alíquota) já saem separando as saídas com ST das demais, o que simplifica gerar o SPED ICMS/IPI dos clientes do varejo.
• Apuração do Simples com receita já segregada: a parcela com ST vem identificada, sem conferência item a item.

No ERP da Apogeu, a regra fiscal é definida uma vez no cadastro do produto e aplicada automaticamente no PDV e no faturamento — o 5405 e o CSOSN certos saem em toda venda, sem depender do operador de caixa.

Perguntas frequentes

O CFOP 5405 tem destaque de ICMS na nota?

Não. Como o ICMS-ST foi retido em etapa anterior da cadeia pelo contribuinte substituto, a saída em 5405 não traz débito de ICMS próprio nem nova retenção. O item é informado com CST 60, no regime normal, ou CSOSN 500, no Simples Nacional, sem base de cálculo tributada na operação.

Posso usar 5405 em venda para outro estado?

Não. O primeiro dígito 5 indica operação dentro da mesma UF, e usar 5405 numa venda para outro estado gera inconsistência no XML e no SPED. A saída interestadual de mercadoria com ST tem enquadramento próprio, que varia conforme a legislação da UF de destino e pode gerar novo recolhimento — confirme a regra com a SEFAZ de destino antes de parametrizar.

Qual CFOP usar na devolução de uma venda 5405?

A devolução de venda entra como operação de entrada. Ao receber de volta mercadoria vendida dentro do estado em 5405, o código correspondente é o 1411 — "devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária". Na operação interestadual, o equivalente é o 2411.

Como sei se meu produto está na substituição tributária?

A verificação parte do NCM e do CEST do produto, confrontados com a pauta de ST aplicável no estado de destino. Convém conferir também o convênio ou protocolo vigente entre as UFs envolvidas: a mesma mercadoria pode estar sujeita à ST em um estado e fora dela em outro.

Conclusão

O CFOP 5405 é a revenda interna de mercadoria com ICMS-ST já recolhido: sem novo destaque, com CST 60 ou CSOSN 500 e com a receita segregada na apuração. O que separa a loja que acerta da que erra não é o operador do caixa — é a parametrização por produto. Para entender como o código se encaixa nos demais, vale o guia completo da tabela CFOP para o varejo.

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Referências e fontes

• Tabela de CFOP vigente, anexa ao Convênio s/nº de 15/12/1970 (SINIEF) — descrição oficial do 5.405, 5.403, 5.102, 1.403, 1.411 e 2.411 — Confaz.
• Convênio ICMS 142/18 — regras gerais dos regimes de substituição tributária e do CEST — Confaz.
• Ajuste SINIEF 03/10 — Anexo Único, Tabela B: CSOSN 500 e 102 — Confaz.
• Lei Complementar nº 123/2006, art. 18, § 4º-A, I — segregação da receita cujo ICMS já foi recolhido por substituto tributário — Planalto.
• Guia Prático da EFD-ICMS/IPI — Registro C190 (registro analítico do documento) e Tabela de CST do item 4.3.1 (CST 60) — Confaz/RFB.
• Portal do Simples Nacional — PGDAS-D — Receita Federal do Brasil.